Egy iroda működéséhez számos apró eszközre van szükség, a nyomtatópapírtól és tollaktól kezdve a mappákon, borítékokon és jegyzettömbökön át egészen a ragasztókig vagy iratrendezőkig. Ezek a termékek külön-külön nem feltétlenül jelentenek nagy kiadást, összességükben azonban jelentős részét adhatják a vállalkozás működési költségeinek.
A tudatos beszerzés célja nem az, hogy mindig a legolcsóbb terméket válaszd. Sokkal fontosabb, hogy a megfelelő minőségű eszköz megfelelő mennyiségben, a szükséges időpontban álljon rendelkezésre.
Készíts pontos készletfelmérést
Mielőtt leadnád a következő rendelést, érdemes átnézned az iroda raktárát, szekrényeit és közös tárolóhelyeit. Gyakori probléma, hogy ugyanabból a termékből több bontatlan csomag is található különböző helyeken, miközben más, valóban szükséges eszközök teljesen elfogynak.
A készletfelmérés során ellenőrizd:
- mennyi nyomtatópapír áll rendelkezésre;
- milyen írószerekből van hiány;
- van-e elegendő mappa és iratrendező;
- milyen nyomtatókellékeket használnak az eszközök;
- szükség van-e csomagolási vagy postázási kellékekre;
- mely termékeket fogyasztják el a leggyorsabban.
Ha rendszeresen végzel készletellenőrzést, könnyebben meghatározhatod az ideális rendelési mennyiséget.
Tervezd meg előre a beszerzést
A kapkodva összeállított rendelések gyakran drágábbak, és könnyebben kimaradnak belőlük fontos tételek. Érdemes havi vagy kétheti beszerzési ciklust kialakítani, és megkérni a munkatársakat, hogy egy közös listán jelezzék az igényeiket.
Az online irodaszer rendelés különösen kényelmes lehet, mert egyetlen felületen hasonlíthatod össze a különböző termékeket, kiszereléseket és árkategóriákat. Az Irodaplus kínálatában az alapvető irodaszerek mellett számos olyan termék is megtalálható, amely a napi adminisztrációhoz, dokumentumtároláshoz vagy postázáshoz szükséges.
Ne csak az egységárat nézd
Két hasonló termék között jelentős különbség lehet tartósságban, használhatóságban és élettartamban. Egy olcsó golyóstoll például gyorsabban kifogyhat vagy kényelmetlenebb lehet, míg egy jobb minőségű iratrendező hosszabb ideig megőrzi a formáját.
A döntésnél vedd figyelembe:
- az egységárat;
- a kiszerelés méretét;
- a várható felhasználási időt;
- a termék tartósságát;
- a kompatibilitást;
- a munkatársak tapasztalatait.
Nagyobb mennyiségű termék rendelése előtt érdemes lehet kisebb kiszerelésben kipróbálni az adott típust.
Alakíts ki felelős rendszert
A beszerzés akkor működik hatékonyan, ha egyértelmű, ki adhat le rendelést, ki hagyja jóvá a kiadásokat, és ki ellenőrzi a beérkező termékeket. Kisebb cégnél ezt akár egyetlen munkatárs is kezelheti, nagyobb vállalkozásnál azonban célszerű részletesebb folyamatot kialakítani.
A tudatos irodaszer-beszerzés csökkentheti a felesleges költségeket, megelőzheti a váratlan készlethiányt, és kiszámíthatóbbá teheti a napi munkát. A lényeg nem a felhalmozás, hanem a jól átgondolt, rendszeres utánpótlás.
